Chargé(e) de coordination administrative et digitale

Labo’life est un laboratoire pharmaceutique jouissant de plus de 30 ans d’expertise dans la production et la distribution à l’international de médicaments d’immunomodulation adaptative. En tant que Chargé(e) de coordination administrative et digitale, basé dans nos locaux de Majorque, vous assurez la gestion quotidienne des activités administratives, organisationnelles et digitales. Vous êtes le point de contact principal pour l’accueil téléphonique et la gestion des emails, tout en veillant au bon suivi des dossiers (inscriptions, conventions, contrats et facturations).

Vous participez activement à la gestion des événements (contrats formateurs, autorisations, support technique) et à l’actualisation des ressources en ligne (blog, site web, espace professionnel). Vous êtes également responsable du suivi des paiements, de la mise à jour des bases de données et de la veille administrative et digitale.

Force de proposition, vous contribuez à l’amélioration des processus internes et à la structuration des outils de gestion. Vous jouez également un rôle clé dans la communication interne en assurant la transmission efficace des informations entre les différents intervenants.

Polyvalent(e), organisé(e) et autonome, vous collaborez étroitement avec l’équipe pour garantir le bon fonctionnement et le développement de l’organisation.

Fonctions du poste

Gestion administrative et organisationnelle 

  • Organiser et suivre les contrats formateurs, factures et autorisations d’enregistrement, et assurer le suivi des dossiers d’inscription aux formations.
  • Coordonner l’organisation administrative des événements (ateliers, webinaires, congrès).
  • Préparer et gérer les documents nécessaires aux événements en présentiel ; assurer le support technique et répondre aux questions des participants en ligne.
  • Assurer la conformité légale des actions et documents en collaboration avec le service juridique.
  • Veiller à la transmission des informations internes et assurer un relais en cas d’absence.

Amélioration continue et communication interne & externe. 

  • Être force de proposition pour optimiser les processus administratifs et organisationnels.
  • Contribuer à la veille stratégique et au développement du réseau professionnel.
  • Assister les patients et professionnels de santé dans leurs demandes de renseignements, en leur fournissant des conseils adaptés et des suggestions en fonction de leurs besoins.
  • Partager les informations pertinentes avec l’équipe.

Gestion et mise à jour des outils numériques

  • Assurer la mise à jour du site web et superviser la résolution des tickets service technique.
  • Création des articles hebdomadaires du blog.
  • Gérer les inscriptions et mises à jour sur l’espace professionnel, travail sur le CRM.
  • Gérer les adhésions et accès aux services en ligne.

Compétences requises

  • Langues : français (niveau maternel ou bilingue).
  • Maîtrise des outils marketing, réseaux sociaux et des plateformes digitales. 
  • Compétences en analyse de données clients et en utilisation des outils de reporting.
  • Capacité à rédiger des rapports clairs et précis, adaptés aux besoins de la direction.

Compétences supplémentaires

  • Polyvalence, dynamisme et sens de l’organisation, autonomie, esprit vif et structuré accompagné d’une grande rigueur dans le travail, la gestion de projet.
  • Excellente gestion du temps et des priorités.

Conditions

  • Opportunité de travailler dans un environnement dynamique et international.
  • Participation à des projets innovants et stratégiques pour l’entreprise.
  • Déplacements : fréquents.
  • Contrat : CDD 1 an (remplacement de congé maternité).
  • Horaires : flexibles.

Emplacement

Bureaux de Labo’life, à Consell (Majorque).

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