3 maart 2025

Coördinator/trice administratieve en digitale ondersteuning

Labo’life is een vooraanstaand farmaceutisch bedrijf met meer dan 30 jaar ervaring in het ontwikkelen en wereldwijd distribueren van geneesmiddelen voor adaptieve immunomodulatie. Als Coördinator/trice administratieve en digitale ondersteuning ben je verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van administratieve, organisatorische en digitale activiteiten. Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor telefonische oproepen en het beheer van e-mails. Ook zorg je ervoor dat dossiers (inschrijvingen, overeenkomsten, contracten en facturen) effectief worden opgevolgd.

Je speelt een actieve rol in het beheren van evenementen (dienstenovereenkomsten met opleiders, toestemmingen, technische ondersteuning) en je houdt de online bronnen up-to-date (blog, website, professioneel platform). Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de opvolging van betalingen, het bijwerken van databanken en het bewaken van administratieve en digitale processen.

Met je proactieve instelling draag je bij aan de verbetering van interne processen en de optimalisatie van management tools. Je speelt ook een cruciale rol in de interne communicatie door effectieve informatieoverdracht tussen verschillende teams te waarborgen.

Je bent veelzijdig, georganiseerd en zelfstandig, en je werkt nauw samen met het team om de operationele efficiëntie en groei van de organisatie te garanderen.

Baanplichten

Administratief en organisatorisch beheer

Je zorgt voor de organisatie en opvolging van dienstenovereenkomsten van opleiders, facturen en register vergunningen. Je beheert de inschrijvingsdossiers voor trainingen en opleidingen.
Je coördineert de administratieve organisatie van evenementen zoals workshops, webinars en congressen.
Je bereidt alle benodigde documenten voor live evenementen voor, biedt technische ondersteuning, en beantwoordt vragen van online deelnemers.
Je waarborgt de wettelijke naleving van acties en documenten in samenwerking met de juridische afdeling.
Je zorgt ervoor dat interne informatie soepel wordt doorgestuurd en bent het aanspreekpunt bij afwezigheid van collega’s.

Continu verbeteren en communicatie

Je denkt proactief mee over hoe we onze administratieve en organisatorische processen kunnen optimaliseren.
Je draagt bij aan strategische inzichten en helpt bij het uitbreiden van ons professionele netwerk.
Je ondersteunt patiënten en zorgprofessionals door hen te voorzien van gepersonaliseerd advies en passende suggesties.
Je houdt je team op de hoogte met relevante informatie om de samenwerking te bevorderen.

Beheer en updaten van digitale tools

Je zorgt voor de up-to-date content op onze website en houdt toezicht op de afhandeling van technische servicetickets.
Je schrijft en publiceert wekelijkse artikelen in onze blog.
Je beheert de inschrijvingen en updates op onze professionele site en werkt met ons CRM-systeem.
Je regelt lidmaatschappen en toegang tot onze online diensten.

Benodigde vaardigheden

Talen: Frans als moedertaal of tweetalig.
Je hebt grondige kennis van marketingtools, sociale media en digitale platforms.
Je beschikt over sterke vaardigheden in analyse van klantgegevens en het gebruik van rapportagetools.
Je kunt heldere en nauwkeurige rapporten opstellen die aansluiten bij de behoeften van het management.

Extra vaardigheden

Je bent veelzijdig en dynamisch, met een uitstekend organisatietalent. Je werkt zelfstandig, bent scherp en gestructureerd, en je hebt een sterke focus op nauwkeurigheid in je werk en projectmanagement.
Je hebt een uitstekende tijd- en prioriteitenmanagement.

Voorwaarden

Een uitdagende positie in een dynamische en internationale werkomgeving.
De kans om een actieve rol te spelen in innovatieve en strategische projecten die echt iets betekenen voor ons bedrijf.
Regelmatig reizen maakt deel uit van je werk.
Een tijdelijk contract van 1 jaar ter vervanging tijdens een zwangerschapsverlof.
Flexibele werktijden.
Startdatum: mei 2025.

Locatie

Labo’life-kantoren, in Consell (Mallorca).

Wat is jouw naam?

Wat is uw e-mail ?

Wat is jouw telefoonnummer?

Uw bericht:

Hoe heeft u dit aanbod gevonden?

CV bijvoegen

Ik ben student en solliciteer naar een stage

Ik aanvaard de Data Protection policy